（注意）本記事は、金剛株式会社が2001年12月17日に発行した機関誌「PASSION VOL.28」の内容を、当時の記録として公開するものです。記事内の情報は発行当時のものであり、現在の状況とは異なる場合があります。また、当時の社会情勢や倫理観を反映した表現が含まれている可能性があり、現代の基準に照らし合わせると一部不適切と感じられる箇所もあるかもしれませんが、資料的価値を考慮し、原文のまま掲載しています。掲載されている商品やサービスは、既に販売・提供を終了している場合があります。
本記事は、著作権法上の引用の範囲内で掲載しています。当時の記録として、皆様に楽しんでいただけましたら幸いです。

集密書類倉庫

熊本市から程近い熊本県玉名郡天水町。 ここの役場庁舎内に、今回取り上げているHPZが納品されている。

従来機種との性能、機能の差は前のページまでに取り上げたとおり。シンプルなデザインながら操作のわかりやすさや、操作する人全てに優しい移動棚となっている。 そのHPZは、どのように運用されているのだろうか。

今回HPZは、天水町の書類保管に対し、どのような運用方法で活用されているか、また、どのような取り組みで管理をなされているのだろうか？ 実際にその取り組みと、運用に、HPZはどのような目的をもって導入されたかを検証する。

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移動棚設置場所
役場庁舎地下1階 倉庫1
役場庁舎地下1階 倉庫2

納入した移動棚の機種

（倉庫1）
-HP372+472-237WMDR -HP372+171+A71-237WMDR	7台 1台
（倉庫2）
-HP372-472-237WMDR -HP372-472-317WMDR	5台 2台

特記事項
今回移動棚の間口寸法は、倉庫の大きさに合わせた、一部1200mm等別寸対応仕様となっている。 型式表記も規格のものとは違っている。  

収納物 A4バインダーに綴られた書類 （一部奥行きの違う書類あり）

納入年度 平成13年8月

その他　レールは埋め込み式を採用。

代表オプション　背受、可動仕切り板　※免震装置は標準装備

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倉庫内での運用

基本的に倉庫へは職員の方々は無条件で入れるようになっている。 当然、棚の操作は難しいものであってはならず、且つ安全で無ければならない。通路の形成時は、スイッチが点滅して作業中であることを知らせる

実際の運用に於いては同じ課でも各段によって区分け（ロケーション）が決まっている。 バインダーの統一背表紙書式の設定により、書類管轄者でなくとも所在がわかりやすいシステムとなる。 （※写真背表紙はリニューアル前のもの）

『天水町役場 総務課村上財務係長に聞く』

情報公開を踏まえ、書類の管理方法について庁舎内では、ソフト面とハード面の両方の改善が必要な状況にあった。 村上係長は、
「過去、管理の状況として各課の書類は、各課に任せられていて、管理の方法や扱い（のルール）はバラバラでした。」
と、実情としての問題があったことを踏まえ、
「庁舎内でプロジェクトを組織して、書類の一元管理を図るため、保存期間の設定と、所在、管理担当課を明らかにしました。」
「一元管理を行うには、集密保存として移動棚は欠かせない設備と考えました。」
として、体系化されたようだ。 また、運用上のルール化として、
「書類は箱に入れず、全て背表紙に必要事項（書類内容や管理担当課）を記入し、みんなが見やすくしました。」
「移動棚は課ごとに管理する棚を決め、その棚の中で更に配置する書類内容を設定しました。 書庫内の出入りは自由で、少なくとも誰もが書類の所在を理解でき、対応に答えられる体制を取っています。」といった具合に、サービス提供の体制に配慮された内容となっている。
「棚の割付（ロケーション情報）は各端末でチェックできる様にする予定です。」
当然、運用する側に対しても配慮されたルールをめざして進展中だ。

最後に

今回納入したHPZは、二つの倉庫に導入され、書類の保存、保管に役立っている。
情報公開の立場から、開示の要求に対応するには速やかな文書検索が必要である。 つまり、担当外の職員であっても書類の検索作業が可能なことが条件となる。 同様に、棚操作においても職員全員にとって簡便であることが要求される。
HPZはその性能として、使いやすさを重視したデザインを採用し、現在何ら問題なく運用されている。
配架される書類に関しては、ソフトである役場内でのルール化が十分に検討され、同時に、バインダーや移動棚等のハード面についても吟味がなされていた。 書類は保存されつづけられるわけではなく、処分のサイクルが決まっている。 ゴミの減量化、紙の再利用、分別のしやすさ、これらを踏まえた上で、バインダーが選択されていた。 HPZの方もまた、グリーン購入法に適応した、環境に配慮した製品である。

運用における一連の流れの中でも、HPZはその機能と役割に於いて、役場のコンセプトに見合った内容となっている。

天水町の情報

天水町は熊本市の北西24kmにあって、玉名郡の南端に位置する。金峰山系の西側蜜柑園と玉名平野の一角である平野部からなっている。

天水町役場の所在：熊本県玉名郡天水町小天7195-5　http://www.kusamakura.jp

みかんの産地として有名で、ビニールハウスを利用したり、様々な品種の栽培で年間を通して生産され、日本各地に出荷されている。

天水町は、俳優笠智衆の生まれ故郷ということでも有名。また、この土地での思い出をもとに、明治の文豪夏目漱石は『草枕』を執筆している。

（2001年12月17日刊行）